Ein gut geplantes Büro ist die Grundvoraussetzung für effizientes Arbeiten – das gilt für Sie selbst ebenso wie für Ihre Mitarbeiter. Wenn Sie neue Büroräume beziehen, gerade erst Ihr Unternehmen gründen oder neues Personal einstellen, um die gestiegene Arbeitsmenge zu bewältigen, setzen Sie sich idealerweise intensiv mit der Büroplanung auseinander. In diesem Beitrag erhalten Sie wertvolle Tipps und Hinweise, wie Sie Ihre Räumlichkeiten am besten gestalten und so für mehr Mitarbeitergesundheit und -produktivität sorgen.
1. Wichtige Kriterien
Der Gesetzgeber gibt mit der Arbeitsstätten- und Bildschirmarbeitsverordnung sowie der DIN 4543-1 Rahmenbedingungen vor, an die Sie sich als Arbeitgeber halten müssen. Neben den gesetzlichen Vorschriften sollten Sie jedoch noch weitere Kriterien wie die Ergonomie berücksichtigen. Wenn Sie ergonomisch gestaltete Büromöbel verwenden, können Sie verhindern, dass bei Ihren Angestellten Haltungsschäden entstehen, die im schlimmsten Fall zu einer längeren Krankschreibung führen. Auch die tägliche Arbeitsleistung lässt sich durch ergonomisches Mobiliar verbessern, weil das Eintreten der Ermüdung hinausgezögert wird und Ihre Mitarbeiter schmerzfrei tätig sein können.
Die möglichst effiziente Verwendung der vorhandenen Flächen ist ein weiteres Kriterium, das Sie bei der Planung berücksichtigen sollten. Freie Laufwege sind dabei ebenso wichtig wie eine der Raumgröße angemessene Nutzungsweise. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Planung der Büroräume auf eine angenehme Arbeitsatmosphäre hin auszurichten, indem Sie beispielsweise Lärmquellen beseitigen und Schallschutzmaßnahmen ergreifen. Dadurch verbessern Sie die Zufriedenheit und Motivation Ihrer Angestellten, was sich direkt in einer besseren Arbeitsleistung niederschlagen sollte.
2. Das richtige Vorgehen bei der Planung
Generell sollten Sie vom Groben ins Feine gehen, also zuerst grundlegende Informationen sammeln und sich erst später den Details widmen. Als Basis dienen die Anzahl der Mitarbeitenden, die auszuführenden Aufgaben, die erforderlichen Arbeitsmittel und ihre bestmögliche Platzierung.
Beachten Sie bei der Planung unter anderem, wie Sie die Lärmbelästigung durch Kopierer und Drucker sowie Schredder so gering wie möglich halten können. Wenn ein Drucker von allen verwendet und viel genutzt wird, ist es nicht optimal, das Gerät direkt neben dem Schreibtisch eines Mitarbeiters zu platzieren. Der Lärmpegel sollte bei regulärer Büroarbeit 35 bis 45 dB nicht überschreiten, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen und die Gesundheit zu schützen.
Auch die Zugänglichkeit von Aktenschränken ist bei der Planung zu bedenken. Überlegen Sie, welche Bereiche eingerichtet werden müssen: Brauchen Sie Stauraum für Vorräte und die Ablage? Wo soll der Pausenraum sein? Wie viele Büros sind erforderlich und wie viele Personen arbeiten in einem Büroraum? Kann ein separater Empfangs- und Wartebereich abgegrenzt werden? Wo ist das Besprechungszimmer am besten aufgehoben?
3. Mobiliar und Ausstattung
Bei der Einrichtung mit Mobiliar sind Sie von der zur Verfügung stehenden Fläche abhängig. Beachten Sie dabei, dass das gesetzliche Minimum 10 m² pro Bildschirmarbeitsplatz beträgt. Bei mehreren Monitoren pro Tisch erhöht sich der Platzbedarf entsprechend. Messen Sie für die Planung aus, welche Tische in welcher Größe erforderlich sind, damit Ihre Angestellten ihre Aufgaben effizient bearbeiten können. Berücksichtigen Sie dabei auch Stauraum neben den Tischen, etwa für Rollcontainer oder Papierkörbe.
Neben Tischen, Bürostühlen und weiterem Mobiliar ist auch die Beleuchtung in die Planung einzubeziehen. Eine der Umgebungshelligkeit angepasste Versorgung mit künstlichem Licht verbessert die Arbeitsleistung und verringert die Ermüdung der Augen. Als Mindestmaß gelten 300 lx, für das Lesen von Dokumenten sind 750 lx empfehlenswert. Idealerweise stellen Sie pro Arbeitsplatz eine Tischbeleuchtung zur Verfügung, sodass Ihre Mitarbeiter die Helligkeit selbst steuern können.
Bei der dekorativen Gestaltung sollten Sie grelle Farben vermeiden, da sie störend wirken können. Topfpflanzen sorgen für mehr Behaglichkeit und können, je nach Pflanzenart, auch die Luft reinigen. Die individuelle Gestaltung des eigenen Tischs können Sie den Arbeitnehmern überlassen, damit diese sich am Arbeitsplatz wohl und heimisch fühlen.
4. Die richtige Arbeitstemperatur
Bei der Planung eines Büros sollten Sie auch eine angemessene Temperatur nicht außer Acht lassen. Eine Raumtemperatur von 20° C sollte bei einer sitzenden Tätigkeit nicht unterschritten werden, bei mehr als 26° C sind durch den Arbeitgeber Maßnahmen zur Reduzierung der Wärmebelastung zu ergreifen. Ersetzen Sie undichte Fenster, um Zugluft zu vermeiden, die zu Erkältungskrankheiten oder Muskelverspannungen führen kann.
Für den Sommer ist es sinnvoll, in einen Sonnenschutz zu investieren, damit sich die Räume nicht aufheizen. Im Hinblick auf die Klimaerwärmung ist mit mehr heißen Sommern zu rechnen, weshalb Sie die Anschaffung von Ventilatoren oder Klimaanlagen erwägen sollten, da diese für eine bessere Arbeitsleistung durch reduzierte Hitzebelastung sorgen.
Fazit
Mit einer guten Planung unter Berücksichtigung der vorgenannten Kriterien erfüllen Sie die Grundvoraussetzung für eine gleichbleibend hohe Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter, die in einer guten Arbeitsumgebung weniger Fehler machen und seltener krank sein dürften. Ihr Unternehmen profitiert also unmittelbar von einer durchdachten Büroplanung. Für eine professionelle Beratung wenden Sie sich an einen Architekten oder einen Innenausstatter, die Ihnen bei allen Fragen zur Seite stehen.
